Prozesslandkarte Produktionen der „videobande“

Die hier eingefügte prozesslandkarte-wvb.pdf ist ein erster Entwurf. Schulklassen produzieren Videofilme, erhalten dabei unterstüztung seitens BetreuerInnen, die von der Trägerorganisation als Freie MitarbeiterInnen tätig sind. Die Landkarte versucht die damit verbundenen Prozesse aus der Funktionssicht, der Organisationssicht und der Ressourcensicht zu skizzieren. Der Entwurf ist noch unvollständig.

Abstraktionsebenen von Prozessen

Prozess IT Support f. Schulen

Hier der erste Versuch den Prozess „IT Support für Schulen“ zu designen. Da fehlt sicherlich noch einiges, aber erste Schritte sind getan.

Visualisierung von Prozessen

Bei der Entwicklung von Geschäftsprozessen ist es von Vorteil diese zu visualisieren. Dies bietet mehr Übersicht und hilft Fehler zu vermeiden. Im Prinzip kann diese Visualisierung auch mit Papier und Bleistift erfolgen. Allerdings stehen bereits IT-Tools zur Verfügung die das Design eines Prozesses auch gleich im Ablauf simulieren können. Damit werden Fehler schon im Design sichtbar und Prozessoptimierungen vereinfacht. Hier die Symbole aus dem Programm ADONIS.

Adonis zählt zu den BPMS (business process management system) Tools.

Der Grundprozess wird auf einer Prozesslandkarte visualisiert. Die Klassen werden dann durch Attribute präzisiert und mittels Beziehungen in den richtigen Kontext/Ablauf gesetzt.

Im weiteren werden die Abläufe modular immer mehr detailliert und aus den verschiedenen Sichtweisen dargestellt. Damit wird der Prozess auch im Hinblick auf Zuständigkeit, benötigte Ressourcen usw. beschrieben.

Geschäftsprozesse – Sichtweisen

Ausgehend von meinem letzten Posting, wo dringender Bedarf an IT Unterstützung gemeldet wurde, möchte ich mal versuchen diesen Prozess weiter zu beschreiben. Vielleicht gelingt es daraus auch einen standardisierten Workflow (rechnergestützer Teil des Geschäftsprozesses) zu entwickeln. Es kann dabei ja nicht nur drum gehen, automatisiert Briefmarken aufzukleben oder Dosen zu befüllen – auch Entscheidungsprozesse können systematisiert, standardisiert und (teil)automatisiert werden.

Das ARIS Konzept sieht fünf (manchmal sechs) Sichtweisen bei der Modellierung eines Geschäftsprozesses vor:

• Funktionssicht (Was läuft bei dem Prozess ab)
• Organisationssicht (wer ist aller dran beteiligt)
• Datensicht ( Beschreibung der in diesem Zusammenhang nötigen Informationsobjekte, sowie deren Veränderungen)
• Die Leistungssicht ( Zustände die aufDatenobjekten basieren, sollte Nutzen haben – was bringts?)
• Die Steuerungssicht (Verbindet die verschiedenen Sichtweisen um Zusammenhänge nicht zu verlieren)
• Die Ressourcensicht (bezieht sich auf die Informationsarchitektur)

Nun bei meinem kleinen Beispiel ists wohl nicht ganz so aufwendig, wie wenn ein Betrieb auf Prozesse umgestellt werden soll. Dennoch ists nötig die verschiedenen Sichtweisen zu bedenken.

dringender Bedarf

Der Bedarf ist zumeist dringend. Anruf:“Wir brauchen eine moodle Plattform für unsere Schule.“ Am nächsten Tag haben sie eine und wissen nicht, was damit tun.

Klarer Fall von KM Beratungsbedarf. Abteilung KM Systeme.
Zumeist ist den „Bedürftigen“ ja nicht klar, was Sie eigentlich wollen. ->Der Beginn eines Geschäftsprozesses.

Was ist ein Geschäftsprozess?
Die Abfolge von Handlungen zur Erreichung eines Zieles. Grundsätzlich besteht der Prozess aus drei Elementen: Auslöser des Prozesses (Input) – den Handlungsschritten (Verarbeitung) und dem Ergebnis (Output)

Input -> Anfrage von LehrerInnen einer Schule wegen IT Unterstützung zur Kollaboration

Verarbeitung -> Aufnahme der Anfrage – Bedarfsklärung – Erstellung eines Lastenheftes – Softwareanalyse – Softwareinstallation – Einrichtung des Systems – Schulung

Output -> Inbetriebnahme des Systems durch die LehrerInnen

Da dies ein Prozess ist der öfters in meinem Job vorkommt, werde ich versuchen diesen Prozess möglichst zu detaillieren und zu visualisieren. Wozu?

Ich erwarte mir davon:

• Klärung der Abläufe firmenintern
• Klärung der Verantwortungsbereiche
• raschere Abwicklung
• Geringere Fehlerquote
• Bessere Planung